SDA Legal, advokátní kancelář, s. r. o. , IČO: 29143489, se sídlem Lazarská 1719/5, Praha 1 – Nové Město, PSČ: 110 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze v oddílu C, vložce 203622, (dále jen „ SDA Legal “)
tímto plní vůči subjektům údajů, tedy fyzickým osobám, které jsou buď klienty či dodavateli SDA Legal, příp. jejich zástupci nebo uchazeči o zaměstnání, resp. vůči všem ostatním třetím osobám, informační povinnost dle čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), známým jako GDPR, (dále jen „ Nařízení “), o tom, jak SDA Legal při své činnosti nakládá s jejich osobními údaji, zejména jaké údaje jsou zpracovávány, na základě jakých právních důvodů a k jakým účelům.

Subjekty údajů mohou jakékoliv dotazy týkající se tohoto informačního memoranda nebo týkající se zpracování a ochrany jejich osobních údajů směřovat nebo práva vyplývající z Nařízení uplatňovat u SDA Legal na tel. čísle +420 222 233 951, na emailové adrese info@sda-legal.cz nebo na adrese sídla SDA Legal .

1. Zpracování osobních údajů klientů

a) za účelem poskytování právních služeb

SDA Legal poskytuje právní služby klientům na základě smlouvy o poskytování právních služeb, která je současně právním základem pro zpracování osobních údajů klientů. Osobní údaje klientů zpracovává SDA Legal v rozsahu nezbytném pro poskytování právních služeb podle smlouvy uzavřené s klientem. Podle povahy poskytované právní služby SDA Legal zpracovává osobní údaje klientů v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého bydliště, telefonní spojení, e-mailová adresa, rodinný stav a rodinná situace, finanční situace, bankovní účet, údaje o probíhajících, ukončených a hrozících soudních, exekučních a správních řízeních, údaje o případných trestních řízeních a trestních věcech, údaje z dokumentů předložených klientem a veškeré další informace relevantní pro poskytování konkrétní právní služby klientovi.

SDA Legal osobní údaje předané klientem nebo vzniklé v průběhu spolupráce s klientem zpracovává na základě plnění smluvních a zákonných povinností a oprávněného zájmu za účelem řádného poskytování právních služeb.

SDA Legal zpřístupňuje v nezbytném rozsahu osobní údaje klientů externí účetní firmě a poskytovateli IT služeb. Osobní údaje klientů může dále poskytnout svým spolupracujícím advokátům a dalším spolupracujícím subjektům (zejména daňovým poradcům, znalcům a překladatelům). Pokud je to nezbytné pro poskytnutí právní služby, poskytuje SDA Legal osobní údaje klientů orgánům veřejné moci (zejména soudům nebo správním orgánům).

Osobní údaje klientů SDA Legal zpracovává po dobu stanovenou právními předpisy, zejména zákonem o č. 85/1996 Sb., advokacii, daňovými a účetními předpisy. Pokud není pro zpracování osobních údajů právními předpisy stanovena delší lhůta, zpracovává SDA Legal osobní údaje klientů nejdéle po dobu 10 let od skončení smluvního vztahu s klientem.

b) za účelem marketingu

SDA Legal zpracovává osobní údaje klientů, resp. kontaktních osob klientů a potenciálních klientů, resp. kontaktních osob potenciálních klientů, za účelem marketingu (zejm. zasílání newsletterů, právních aktualit a nabídek právních služeb). Osobní údaje klientů jsou při tom SDA Legal zpracovávány pro tento účel na základě oprávněného zájmu nebo na základě souhlasu subjektu osobních údajů v případě potenciálních klientů.

Za účelem marketingu zpracovává SDA Legal tyto osobní údaje: jméno a příjmení (název), e-mailová adresa, telefonní číslo. Uvedené osobní údaje za účelem marketingu zpracovává SDA Legal do okamžiku odvolání souhlasu subjektu nebo oznámení klienta, že nemá o zasílání newsletterů, aktualit a nabídek zájem, nebo že žádá o výmaz zpracovávaných osobních údajů.

2. Zpracování osobních údajů dodavatelů

SDA Legal při své činnosti spolupracuje s dodavateli, zejm. z řad advokátů a dalších fyzických osob, např. překladatelů, daňových poradců, znalců apod. Osobní údaje těchto dodavatelů SDA Legal zpracovává na základě a pro účely řádného plnění smluvních povinností vyplývajících pro SDA Legal ze smluv s dodavateli a na základě plnění souvisejících zákonných povinností. Pro tyto účely SDA zpracovává zejména identifikační a kontaktní údaje dodavatelů, typicky v rozsahu jméno, příjmení, telefonní číslo, emailová adresa, datum narození, adresa trvalého pobytu nebo sídla, IČO, DIČ, čísla bankovních účtů a údaje o platbách.

Osobní údaje svých dodavatelů zpracovává SDA Legal po dobu trvání smluvního vztahu s dodavatelem, dále po dobu stanovenou právními předpisy pro uchování účetních a daňových dokladů a následně maximálně 10 let od skončení smluvního vztahu s dodavatelem.

3. Zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání

SDA Legal zpracovává osobní údaje uchazečů o zaměstnání, které získává z v průběhu výběrového řízení na pracovní pozici zejména z životopisu a motivačního dopisu uchazeče. SDA Legal zpracovává údaje uchazečů o zaměstnání na základě oprávněného zájmu a pro provedení opatření přijatých před případným uzavřením smlouvy s uchazečem o zaměstnání.

Pro tyto účely SDA Legal zpracovává osobní údaje uchazečů o zaměstnání v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost, adresa trvalého pobytu, kontaktní adresa, telefonní číslo, emailová adresa, ostatní osobní údaje obsažené v životopisu a motivačním dopisu uchazeče, zejm. týkající se vzdělání a odborné kvalifikace, předchozích zaměstnání a případně fotografie uchazeče.

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání SDA Legal zpracovává maximálně po dobu 6 měsíců od skončení výběrového řízení, pokud nezíská od subjektu údajů souhlas pro účely dalšího zpracování.

4. Zpracování osobních údajů třetích osob

V souvislosti s poskytováním právních služeb svým klientům SDA Legal zpracovává rovněž osobní údaje třetích osob, typicky obchodních partnerů klientů, protistran a dalších účastníků řízení a jiných osob, jejichž osobní údaje jsou obsaženy v soudních spisech, veřejných rejstřících a jiných veřejně dostupných zdrojích. SDA Legal zpracovává osobní údaje třetích osob na základě plnění smluvních povinností ze smlouvy o poskytování právních služeb s klientem, na základě oprávněného zájmu SDA Legal jako správce a z důvodu plnění souvisejících právních povinností vyplývajících z právních předpisů, a to zejména právních předpisů upravujících výkon advokacie.

Rozsah osobních údajů třetích osob zpracovávaných SDA Legal za účelem poskytování právních služeb klientovi je dán nezbytností jejich zpracování pro poskytnutí konkrétní právní služby. SDA Legal zpracovává tyto osobní údaje po dobu nezbytně nutnou pro poskytování právní služby, resp. po dobu stanovenou zákonem č. 85/1996 Sb., o advokacii.

5. Zvláštní kategorie osobních údajů

SDA Legal standardně nezpracovává osobní údaje, které patří do tzv. zvláštní kategorie osobních údajů – citlivé údaje podle ust. čl. 9 Nařízení, pokud jejich zpracování není nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

6. Předávání osobních údajů

SDA Legal nepředává osobní údaje subjektů příjemcům mimo případy uvedené v tomto informačním memorandu nebo případy, kdy je o tom subjekt údajů SDA Legal výslovně předem informován.

SDA Legal nepředává osobní údaje do třetí země, s výjimkou případů, kdy je to nezbytné v souvislosti s poskytováním konkrétní právní služby.

7. Práva subjektů v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Subjekty údajů mohou za podmínek stanovených čl. 15 až 22 Nařízení uplatnit ve vztahu ke zpracování jejich osobních údajů SDA Legal tato práva:

a) právo na přístup ke zpracovávaným osobním údajům, tj. právo na poskytnutí informací zda, za jakým účelem a jaké osobní údaje jsou zpracovávány, zda jsou osobní údaje předávány jiným příjemcům, po jakou dobu jsou osobní údaje zpracovávány, informací o právech subjektu ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům; současně má subjekt údajů právo na získání kopie zpracovávaných osobních údajů;

b) právo na opravu osobních údajů, tzn. právo subjektu žádat opravu nesprávně zpracovávaných osobních údajů nebo doplnění neúplných zpracovávaných osobních údajů;

c) právo na výmaz zpracovávaných osobních údajů znamená právo subjektu údajů žádat výmaz zpracovávaných osobních údajů v případě absence právního důvodu zpracování;

d) právo na omezení zpracování osobních údajů, které zahrnuje právo subjektu požádat o omezení rozsahu zpracování osobních údajů v případě, že subjekt údajů popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů, nebo že zpracování je protiprávní, ale subjekt údajů požaduje pouze omezení zpracování, nebo že SDA Legal osobní údaje nepotřebuje, nebo že subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování;

e) právo na přenositelnost zpracovávaných osobních údajů – právo subjektu údajů požadovat zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu za účelem předání jinému správci;. toto právo lze uplatnit pouze tehdy, kdy je zpracování založeno na právním základě plnění smlouvy nebo souhlasu subjektu údajů a je prováděno automatizovaně;

f) právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů v případech, kdy je zpracování jeho osobních údajů realizováno na základě právního titulu oprávněného zájmu, resp. přímého marketingu.

Pokud jsou osobní údaje SDA Legal zpracovávány na základě souhlasu subjektu údajů, má subjekt údajů právo svůj souhlas se zpracováním kdykoli odvolat.

Pokud se subjekt údajů domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů SDA Legal došlo k porušení Nařízení, má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

8. Zabezpečení osobních údajů

SDA Legal disponuje kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy, které zabezpečují maximální možnou ochranu zpracovávaných osobních údajů před neoprávněným přístupem, přenosem, ztrátou nebo zničením nebo jiným možným zneužitím. Všechny osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních nebo smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

9. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracovává SDA Legal pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. SDA Legal průběžně posuzuje, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro konkrétní účel. Osobní údaje, které již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, SDA Legal zlikviduje. V té souvislosti obecně platí, že osobní údaje zpracovávané SDA Legal:

a) z důvodu plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu se subjektem údajů;

b) z důvodu plnění právní povinnosti jsou zpracovávány po dobu stanovenou příslušným právním předpisem;

c) pro účely oprávněných zájmů jsou zpracovávány po dobu trvání oprávněného zájmu, pokud nedojde k některé skutečnosti, která má za následek dřívější ukončení zpracování (např. vznesení námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu);

d) na základě souhlasu subjektu údajů jsou zpracovávány po dobu, na kterou byl souhlas udělen, nebo do doby kdy je souhlas se zpracováním odvolán.

Toto Informační memorandum je platné a účinné ode dne 25. května 2018.